Wie man sicherstellt, dass die Datensätze aktualisiert werden
Die veröffentlichten Mindestdaten ändern sich im Laufe der Zeit nicht. Die Nutzer sind in der Regel vor allem an aktuellen Daten interessiert. Die Verteilungen der Datensätze müssen daher regelmäßig entsprechend der im Datensatz festgelegten Aktualisierungshäufigkeit aktualisiert werden. Entweder wird eine bereits einmal veröffentlichte Verteilung aktualisiert, oder es wird eine neue Verteilung erstellt, die die Aktualisierung enthält (d. h. neu hinzugefügte Datensätze oder Änderungen an bereits veröffentlichten Datensätzen). Der Aktualisierungsprozess ist für die realistische Nutzbarkeit der veröffentlichten Daten von wesentlicher Bedeutung. Um eine korrekte Durchführung zu gewährleisten, muss die Zusammenarbeit aller Mitglieder des bestehenden Teams sichergestellt werden.
Die Vorbereitung der Aktualisierung eines Datensatzes bedeutet im Wesentlichen die Vorbereitung der Verteilung des Datensatzes. Die Vorbereitung der Verteilung bedeutet, dass entweder eine neue Verteilung erstellt oder eine bereits veröffentlichte aktualisiert wird. Die Aktualisierung muss sich nicht auf den Datensatz selbst beziehen. Häufig müssen auch die Attribute des Datensatzes aktualisiert werden. Der Kurator des Datensatzes ist für die Vorbereitung der Aktualisierung verantwortlich und leitet die aktualisierte Verteilung zusammen mit dem vorbereiteten Datensatzdatensatz an den Koordinator für die Dateneröffnung weiter, um die Aktualisierung formal zu überprüfen und sicherzustellen. Der Koordinator wird die Aktualisierung in der Regel in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern der IT-Abteilung vornehmen.
Verschiedene Möglichkeiten zur Aktualisierung des Datensatzes
Alle Datensätze verändern sich im Laufe der Zeit und können sich auf unterschiedliche Weise verändern. So können beispielsweise in einer Excel-Tabelle einzelne Zeilen hinzugefügt oder Werte in bestehenden Zeilen geändert werden. Aktualisierungen können daher je nach Art der Änderungen auf unterschiedliche Weise gehandhabt werden.
- Durch die Erstellung einer neuen Datendatei mit neuen Einträgen in jedem Aktualisierungszeitraum
- Durch das Führen nur einer Datendatei und das Anlegen einer neuen Datei in jedem Aktualisierungszeitraum, um die vorherige Datei zu ersetzen
- Erstellen mehrerer Dateien für jede Aktualisierung
Automatisierte Datenaktualisierung
Wie bei der Erstellung eines neuen Vertriebs kann die Automatisierung eine große Hilfe sein. Beim Automatisierungsprozess wird die Wirksamkeit der Automatisierung der Datenerfassung deutlich. Die Automatisierung bringt eine erhebliche Zeitersparnis, vor allem aber Stabilität. In erster Linie wegen der minimalen Fehlerquote (Datenkonsistenz) und der Verarbeitungsgeschwindigkeit. In letzter Zeit gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, die Datenerfassung und die Verteilung von Aktualisierungen zu automatisieren.
- Viele Informationssysteme ermöglichen die Erstellung von automatischen Berichten in Datendateien (CSV, XML, Json),
- die Nutzung von BI-Funktionen innerhalb von Data Warehouses oder Datenbanksystemen,
- mithilfe eines wiederholbaren Skripts, das eine Datendatei direkt aus Datenbanken erstellt, oder durch Abfragen von APIs,
- Einsatz von Technologien zur Automatisierung robotergestützter Prozesse (Robotic Process Automation, RPA), die die Datenerfassung oder den Datenexport aus Systemen ermöglichen, die nicht über APIs oder einen offenen Zugang zu Datenbanken verfügen,
- andere Möglichkeiten.
Das Bemühen um größtmögliche Automatisierung bei der Erstellung von Datensätzen und ihrer späteren Aktualisierung trägt wesentlich zur Nachhaltigkeit des gesamten Katalogbetriebs bei.
